La nuova anatomia patologica del Veneto: un sistema unico per 12 Aziende Ospedaliere
SOFTWARE
Il Cliente
Azienda Zero è una realtà del settore sanitario della Regione Veneto, istituita nell’ambito della riorganizzazione delle strutture sanitarie regionali con l’obiettivo di migliorare l’efficienza dei servizi e ottimizzare le risorse.
Il progetto realizzato con il supporto di Tesi – Azienda del Gruppo GPI – ha portato alla creazione del primo sistema informativo regionale unificato per i laboratori di anatomia patologica del Veneto: 12 strutture e oltre 700 professionisti.
Una piattaforma unica interoperabile, che permette tracciabilità completa, digitalizzazione dei vetrini e supporto alla diagnosi tramite AI.
Un cambiamento profondo, accompagnato da formazione mirata, coinvolgimento diretto degli utenti e una strategia di gestione del cambiamento che ha trasformato la complessità in innovazione.
Il progetto rappresenta il primo caso italiano di rete regionale unificata per l’Anatomia Patologica. Un precedente simile in Europa è presente solo in Catalogna, dove le strutture coinvolte sono sei, contro le dodici del Veneto.
Le 12 Aziende Ospedaliere
- Azienda Ospedaliera di Padova
- Azienda Ospedaliera Universitaria Integrata di Verona
- AULSS 1 Dolomiti
- AULSS 2 Marca Trevigiana
- AULSS 3 Serenissima
- AULSS 4 Veneto Orientale
- AULSS 5 Polesana
- AULSS 6 Euganea
- AULSS 7 Pedemontana
- AULSS 8 Berica
- AULSS 9 Scaligera
- Istituto Oncologico Veneto (IOV)
Volume di attività
Il sistema sanitario regionale serve un bacino di quasi 5 milioni di abitanti e coinvolge oltre 700 utenti attivi tra patologi, specializzandi, biologi, citologi, tecnici di laboratorio e personale amministrativo.
Fino a febbraio 2025, il nuovo sistema unificato di Anatomia Patologica ha permesso di generare oltre 330mila referti, 2 milioni di vetrini e di rilevare oltre 3.300 non conformità.
Obiettivi strategici
- Introduzione della digital pathology (DP) a livello regionale
- Ottimizzazione della diagnostica, prognostica e predittiva di risposta terapeutica, anche attraverso l’uso di algoritmi di Intelligenza Artificiale
- Valorizzazione del personale medico e tecnico grazie a strumenti di clinical collaboration
- Armonizzazione dei processi e uniformazione delle codifiche
- Riduzione dei tempi di refertazione (TAT)
- Tracciabilità completa dei campioni
- Integrazione con piattaforme analitiche per il monitoraggio dei servizi
Digitalizzazione dei laboratori a livello regionale, processi armonizzati, refertazione più veloce e supporto alla diagnosi con intelligenza artificiale.
Le esigenze
Il progetto nasce dalla necessità di dotare il sistema sanitario regionale di una piattaforma unica e interoperabile per la gestione dell’attività di Anatomia Patologica. L’esigenza principale era superare la frammentazione preesistente, in cui ogni AULSS utilizzava sistemi differenti, non comunicanti tra loro.
Necessità specifiche
- Unificare la gestione delle anatomie patologiche regionali
- Integrare sistemi aziendali e strumentazione elettromedicale
- Archiviare e visualizzare immagini digitali dei vetrini
- Garantire tracciabilità e controllo dei flussi diagnostici
- Migliorare efficienza e accuratezza della refertazione
Il progetto rappresenta il primo caso italiano di rete regionale unificata per l’Anatomia Patologica.
Le sfide
Il progetto ha coinvolto 12 anatomie patologiche, profondamente diverse per struttura, strumenti e modalità operative.
In soli 18 mesi, tutte sono state integrate in un sistema unico. I precedenti applicativi sono stati dismessi e sostituiti senza perdita di dati, superando un passaggio ad alto rischio in modo controllato.
Dal vecchio sistema al nuovo
Prima dell’unificazione, lo stesso esame eseguito in strutture diverse poteva generare referti differenti, a causa di standard e informazioni non omogenei. Oggi, con la piattaforma unica, i processi sono standardizzati e i referti uniformi su tutto il territorio regionale.
Gestione del cambiamento
L’introduzione della nuova piattaforma ha comportato una trasformazione significativa dei processi e delle attività. La gestione del cambiamento è stata pianificata per ridurre le resistenze e accompagnare le strutture verso le nuove modalità operative.
Strategie di change management adottate
Formazione mirata
Analisi dei gap di competenze e sviluppo di piani formativi specifici. Sessioni teoriche e pratiche per tutti i ruoli coinvolti.
Comunicazione interna
Informazioni chiare e tempestive riguardo alle modifiche introdotte e ai benefici attesi dal nuovo sistema.
Coinvolgimento del personale
Attività di ascolto attivo, come riunioni di gruppo, per raccogliere opinioni e comprendere le esigenze degli utenti. Fondamentale il ruolo dei SuperUser, scelti tra i patologi, con funzione di supporto quotidiano e punto di riferimento per dubbi e criticità.
Punti di forza della trasformazione
- Riduzione dei tempi di refertazione
- Miglioramento della tracciabilità
- Accesso remoto ai referti e alle immagini diagnostiche.
L’interoperabilità con i sistemi aziendali ha facilitato la gestione dei dati e potenziato la collaborazione tra le strutture.
Resistenze e adattamento
Il cambiamento ha comportato una curva di apprendimento per gli utenti e resistenze in alcune AULSS, in particolare tra i professionisti più abituati ai vecchi sistemi. La comunicazione costante e trasparente ha contribuito a superare queste difficoltà, promuovendo i benefici della digitalizzazione.
La soluzione
Un progetto in 7 fasi
- Attività preliminari
Costituzione dei gruppi di lavoro, definizione del perimetro della soluzione e pianificazione dell’infrastruttura. - Definizione specifiche funzionali
Attraverso tavoli tecnici collaborativi in presenza e da remoto. - Assessment on-site
Valutazione delle modalità di integrazione tra la soluzione, i sistemi regionali/aziendali e la strumentazione elettromedicale. - Configurazione
Personalizzazione del sistema in base alle specifiche e ai dati raccolti. - Test e collaudo
Per ogni AULSS, verifica dell’efficacia della soluzione implementata. - Formazione
Sessioni teorico-pratiche per tutti gli operatori. - Avviamento
Messa in esercizio del sistema in ogni AULSS.
Il sistema regionale di anatomia patologica serve un bacino di quasi 5 milioni di abitanti e coinvolge oltre 700 utenti
Coerenza progettuale, risultati tangibili
Sistema gestionale unico regionale
Installazione centralizzata che gestisce tutte le AULSS della Regione Veneto, nel rispetto della normativa sulla privacy. Processi diagnostici armonizzati su scala regionale.
Ottimizzazione dei tempi di refertazione (TAT)
Automazione dei processi e controllo delle attività. Refertazione lineare ed efficiente, con tempi di consegna ridotti.
Tracciabilità dei preparati
Monitoraggio completo di materiali, blocchetti, vetrini e provette. Ogni operazione è tracciata e consultabile da qualsiasi postazione.
Archivio e viewer immagini digitali
Gestione e consultazione dei vetrini digitalizzati. Favorisce l’analisi a distanza, il confronto tra specialisti e l’uso di strumenti di supporto alla diagnosi.
I benefici
L’adozione di un sistema unico ha reso possibile l’unificazione di 12 realtà prima distinte, semplificando l’organizzazione e introducendo cambiamenti significativi nei processi diagnostici.
La nuova piattaforma ha migliorato l’efficienza operativa delle strutture coinvolte, facilitando l’adattamento da parte del personale. Tra i principali benefici:
Processi diagnostici digitalizzati
Gestione digitalizzata delle anatomie patologiche e adattamento delle procedure operative. Uso di supporti cartacei ridotto al minimo. Processi diagnostici più veloci ed efficienti, grazie ai vetrini digitalizzati.
Interoperabilità tra sistemi
Integrazione della piattaforma regionale con i sistemi aziendali e dipartimentali (CUP, Order Entry, Repository e FSE). Maggiore continuità e qualità nello scambio e nella gestione dei dati clinici.
Standardizzazione processi
Modalità operative uniformi per tutte le anatomie patologiche della regione.
Tracciabilità completa
Monitoraggio puntuale di tutte le fasi del percorso diagnostico.
Tempi di refertazione ridotti
Processi più rapidi ed efficienti a beneficio di pazienti e professionisti.
Supporto alla diagnosi tramite AI
Integrazione strumenti di intelligenza artificiale per migliorare l’accuratezza e ridurre il margine d’errore.
Prospettive future
Per il futuro, è previsto lo sviluppo di un cruscotto di indicatori per la comparazione dei processi tradizionali con quelli digitali e la valutazione dell’impatto legato alla trasmissione e archiviazione delle immagini digitali.
Utilizzo di algoritmi di intelligenza artificiale
Il sistema potrà usufruire di algoritmi AI prodotti e gestiti dalle anatomie patologiche della regione.
