Gpi4Med.PATHOLOGY: ein neues digitales Pathologiesystem für die Region Venetien

Der Kunde

Azienda Zero und der regionale Kontext

Wer ist Azienda Zero
Azienda Zero ist eine Gesundheitseinrichtung der Region Venetien, die im Zuge der Reorganisation des regionalen Gesundheitswesens gegründet wurde, um die Effizienz der Dienstleistungen zu verbessern und die Ressourcen optimal zu nutzen. Sie erbringt keine direkten Gesundheitsdienstleistungen für die Bürger, sondern unterstützt die lokalen Gesundheitsbehörden (ULSS) und regionalen Krankenhäuser bei administrativen, logistischen und technologischen Aktivitäten. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung strategischer Projekte, darunter digitale Innovation, Gesundheitsnotfallmanagement und die Integration von Gesundheits- und Sozialdiensten.

Die RahmenbedingungenIm Rahmen des Projekts zur Entwicklung des integrierten Informationssystems für die Pathologielabore der Region Venetien waren 12 Sanitätsbetriebe beteiligt:

•     Sanitätsbetrieb Padua
•     Integriertes Universitätsklinikum Verona
•     Sanitätsbetrieb 1 Dolomiti
•     Sanitätsbetrieb 2 Marca Trevigiana
•     Sanitätsbetrieb 3 Serenissima
•     Sanitätsbetrieb 4 Veneto Orientale
•     Sanitätsbetrieb 5 Polesana
•     Sanitätsbetrieb 6 Euganea
•     Sanitätsbetrieb 7 Pedemontana
•     Sanitätsbetrieb 8 Berica
•     Sanitätsbetrieb 9 Scaligera
•     Onkologisches Institut Venetien (IOV)

Leistungsvolumen Das regionale Gesundheitssystem versorgt ein Einzugsgebiet von nahezu 5 Millionen Einwohnern und zählt über 700 aktive Nutzer, darunter Pathologen, Assistenzärzte, Biologen, Zytologen, Labortechniker und Verwaltungspersonal.

Bis Februar 2025 ermöglichte das neue einheitliche Pathologiesystem die Erstellung von über 330.000 Berichten und 2 Millionen Objektträgern sowie die Erfassung von über 3.300 Nichtkonformitäten, darunter Prozess- und Untersuchungsfehler Qualitätsabweichungen, Probenkontaminationenund weitere Unregelmäßigkeiten ermöglicht.

Zielsetzungen der Strategie

• Einführung der digitalen Pathologie (DP) auf regionaler Ebene
• Optimierung von Diagnostik, Prognostik und Therapieplanung durch den Einsatz von Algorithmen der Künstlichen Intelligenz
• Stärkung des medizinischen und technischen Personals durch innovative Instrumente zur klinischen Zusammenarbeit
• Harmonisierung der Prozesse und Vereinheitlichung der Kodierungen für mehr Effizienz und Konsistenz
• Verkürzung der Berichtszeiten (TAT) zur Beschleunigung der Patientenversorgung
• Lückenlose Rückverfolgbarkeit der Proben entlang des gesamten diagnostischen Prozesses
• Integration mit analytischen Plattformen zur kontinuierlichen Überwachung und Qualitätssicherung der Dienstleistungen

Zentrale Erwartungen

Das Projekt entstand aus der Notwendigkeit, das regionale Gesundheitssystem mit einer einheitlichen, interoperablen Plattform für die Verwaltung der Pathologieaktivitäten auszustatten. Ziel war es, die bisherige Fragmentierung zu überwinden, bei der jede AULSS unterschiedliche, nicht miteinander kompatible Systeme setzte.

Spezifische Bedürfnisse

• Vereinheitlichung der Verwaltung der regionalen Pathologien
• Integration von Unternehmenssystemen und elektromedizinischen Geräten für nahtlose Datenflüsse
• Digitale Archivierung und Anzeige von Objektträgerbildern zur besseren Befundunterstützung
• Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit und effektive Kontrolle der diagnostischen Arbeitsabläufe
• Steigerung der Effizienz und Genauigkeit in der Berichterstattung

3. Die Herausforderungen

Das Projekt umfasste 12 Pathologieabteilungen, die sich hinsichtlich Struktur, Instrumenten und Arbeitsweisen deutlich unterschieden. In nur 18 Monaten wurden alle Abteilungen in ein einheitliches System integriert. Die bisherigen Anwendungen konnten ohne Datenverlust abgelöst und ersetzt werden, wodurch der anspruchsvolle Übergang erfolgreich und kontrolliert umgesetzt wurde.

Vom alten zum neuen System

Vor der Vereinheitlichung konnte dieselbe Untersuchung in verschiedenen Einrichtungen aufgrund uneinheitlicher Standards und Informationsgrundlagen zu abweichenden Berichten führen. Heutesorgen die standardisierten Prozesse und die einheitliche Plattform dafür, dass die Berichte in der gesamten Region konsistent sind.

Change Management

Mit der Einführung der neuen Plattform veränderten sich die Prozesse und Aktivitäten grundlegend. Ein gezieltes Change Management stellt sicher, dass Widerstände frühzeitig abgebaut und die Einrichtungen optimal auf die neuen Arbeitsweisen vorbereitet wurden.

Angewandte Change-Management-Strategien

• Gezielte Schulungen: Analyse von Kompetenzlücken und Entwicklung spezifischer Schulungspläne. Durchführung von theoretischen und praktischen Trainings für alle beteiligten Rollen, um eine reibungslose Umstellung sicherzustellen.
• Interne Kommunikation: Bereitstellung klarer, transparenter und zeitnaher Informationen über die eingeführten Änderungen sowie die erwarteten Vorteile des neuen Systems.
• Einbeziehung des Personals: Aktive Einbindung der Mitarbeitenden durch Gruppentreffen und Feedbackrunden, um Meinungen einzuholen und die Bedürfnisse der Nutzer zu verstehen. Eine zentrale Rolle dabei spielten die Super-User aus den Reihen der Pathologen: Sie boten tägliche Unterstützung, fungierten als Ansprechpartner bei Fragen und halfen, kritische Probleme schnell zu lösen.

Stärken der Transformation

•     Verkürzung der Berichtszeiten
•     Verbesserung der Rückverfolgbarkeit
• Fernzugriff auf Berichte und diagnostische Bilder

Die Interoperabilität mit den Unternehmenssystemen hat die Datenverwaltung vereinfacht und die Zusammenarbeit zwischen den Einrichtungen verbessert.

Widerstände und Anpassung

Die Umstellung bedeutet für viele Nutzer eine steile Lernkurve und führte in einigen AULSS zu Widerständen, insbesondere bei den Fachkräften, die an die alten Systeme gewöhnt waren. Dank offener, klarer und kontinuierlicher Kommunikation gelang es, diese Schwierigkeiten zu überwinden und die Vorteile der Digitalisierung sichtbar zu machen.

Die Herausforderungen

Zukünftige Ziele